Eén foto van de bon. Dezelfde avond staat de factuur er.
Dit is wat Werkbon naar Factuur doet, van de bon die om kwart voor vijf gefotografeerd wordt tot de factuur die klaarstaat in je eigen boekhouding. Geen invoerscherm — het papier erin, de regels eruit.
Installatiebedrijf Jansen bestaat niet, en Fam. Terpstra ook niet. De bon, de artikelnummers en de factuur hieronder zijn wel precies wat het systeem eruit haalt; alleen het bedrijf en de klant zijn verzonnen.
Zo werkt het
Foto van de bon, klaar
Om kwart voor vijf een foto van de handgeschreven bon via WhatsApp of mail. Meer hoeft de monteur niet te doen.
Uren en materiaal worden factuurregels
Artikelnummers en tarieven komen uit jouw pakket, niet uit een algemene lijst. Doorgestreept of onleesbaar? Dat staat bovenaan als vraag.
Jij keurt goed, de factuur gaat de deur uit
Dezelfde avond, in je eigen boekhouding, met het meerwerk erop dat anders bleef liggen.
Wat de stapel bonnen kost
5 uur
per week overtypen en controleren, bij veertig bonnen van zeven minuten
1 foto
is alles wat de monteur nog doet; geen app, geen velden
Zelfde avond
staat de factuur klaar in je eigen boekhouding, met het meerwerk erop
De vijf uur is een rekenvoorbeeld voor een bedrijf met twee monteurs. Wat er aan meerwerk blijft liggen, weet niemand precies; dat is juist het punt.
01
De bon zoals hij is, niet zoals hij zou moeten zijn
Ruben vult hem in op de motorkap en fotografeert hem voordat hij wegrijdt. Er staat een tijdvak op in plaats van een aantal uren, een merk is doorgestreept, en “knelkopp. 15” is geen artikelnummer. Zo ziet elke bon eruit.
storing cv – geen warm water
3-weg klep verv. Danfoss Honeywell VC4013
systeem ontlucht + bijgevuld 1,8 bar
exp.vat gecontroleerd – ok
Materiaal
1x 3-weg klep VC4013
2x knelkopp. 15
1 rol teflon
Handtekening klantTerpstra
Voorrijdenja
02
Wat eruit gelezen wordt
Een tijdvak wordt uren. Een halve merknaam wordt een artikelnummer met jouw inkoopprijs. En een regel die geen factuurregel is, wordt geen factuurregel — precies het stuk dat iemand die om negen uur ’s avonds zit over te typen wél fout doet.
“ontlucht + bijgevuld 1,8 bar” · “exp.vat ok”→Geen factuurregel — zit in de arbeid, komt wel in de werkomschrijving
De artikelnummers en de tarieven komen uit jouw eigen pakket, niet uit een algemene lijst. Die koppeling regel ik bij de start: Moneybird, e-Boekhouden, OutSmart of Fieldly. Het vult wat je al gebruikt, het vervangt het niet.
03
De factuur, in je eigen huisstijl
Compleet doorgerekend, met de werkomschrijving die de klant nodig heeft om te zien waarvoor hij betaalt. Vijfhonderd euro die anders pas na het weekend de deur uit was gegaan.
BetreftStoring cv — geen warm waterWerkbon 4471 · monteur RubenUitgevoerd 14 april, 8:15 – 11:45
Factuurregels
Omschrijving
Aantal
Prijs
Bedrag
Arbeid storingsdienstVervangen driewegklep, ontluchten en bijvullen tot 1,8 bar, expansievat gecontroleerd
3,5 uur
€ 85,00
€ 297,50
Honeywell 3-wegklep VC4013art. 40012
1
€ 128,50
€ 128,50
Knelkoppeling 15 mmart. 21105
2
€ 4,75
€ 9,50
Teflontape 12 mmart. 21440
1
€ 2,30
€ 2,30
VoorrijkostenSoest
1
€ 45,00
€ 45,00
Subtotaal
€ 482,80
Btw 21%
€ 101,39
Totaal
€ 584,19
Betaling
Binnen 14 dagen op NL91 ABNA 0417 1643 00 t.n.v. Installatiebedrijf Jansen, onder vermelding van factuurnummer 2026-0871. Op dit werk geldt twee jaar garantie; op geleverd materiaal de fabrieksgarantie.
Te voldoen€ 584,19 · voor 28 april
04
Niets gaat weg voordat jij het hebt gezien
De twijfel staat bovenaan in plaats van weggemoffeld. Wat het systeem niet zeker wist, zegt het erbij; wat het letterlijk uit je bibliotheek haalde, ook. Jij tikt op akkoord, of past eerst één regel aan.
Klaar om te versturenFactuur 2026-0871 · Fam. Terpstra · € 584,19
Even nakijken
“1 rol teflon” stond zonder artikelnummer op de bon. Gekozen: Teflontape 12 mm, art. 21440, € 2,30. Er staan er drie in je bibliotheek.
Even nakijken
3,5 uur is gerekend uit 8:15 en 11:45. Reistijd zit er niet in; die staat als voorrijkosten apart.
Herkend
De andere vier regels komen letterlijk uit je prijzenbibliotheek. Doorgestreepte tekst op de bon is genegeerd: “Danfoss” is niet meegenomen.
Akkoord en versturen
Daarna staat de factuur als concept in je boekhouding en gaat de mail naar de klant.
Dit is ook wat de AI-verordening van je vraagt: de klant hoort te weten dat er een systeem meekijkt, en jij houdt de laatste hand. Die transparantieregel en de verwerkersovereenkomst lever ik mee, bij elk product.
Wat je krijgt
Koppeling met je boekhoud- of werkbonpakket, jouw artikelcodes en tarieven
Leest handschrift, doorhalingen en foto's van materiaalbonnen
Factuur in jouw huisstijl, klaar om te versturen
Overzicht van wat er deze week nog niet gefactureerd is
Mijn monteurs schrijven onleesbaar. Werkt dit dan?
Meestal wel; wat hij niet zeker weet, zet hij bovenaan als vraag in plaats van te gokken. In de eerste weken kijk ik mee.
Moet de monteur een app installeren?
Nee. Foto via WhatsApp of mail naar één nummer of adres. Dat is alles.
Wat als mijn pakket niet bekend is?
De meeste Nederlandse pakketten hebben een koppeling; anders werkt hij met export en import. Dat zoek ik uit in het gesprek.
Gaat de factuur vanzelf naar de klant?
Nee, jij keurt goed. Wil je dat later voor vaste klanten wel, dan zet je dat aan.
Waar blijven de foto's van de bonnen?
De factuur met de foto staat in jouw pakket. Bij mij staat de bon alleen in jouw deel van de omgeving; stop je, dan krijg je hem mee en wis ik hem.
Past dit bij jouw week?
Twintig minuten, en je weet of het de moeite waard is om te bouwen. Kies een avond of een zaterdagochtend in de agenda; die laadt pas als je op de knop tikt.